PALEMBANG — Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Polsri dari Jurusan Administrasi Niaga menemukan sejumlah kendala dalam pengelolaan dokumen di TK IT ASRI Palembang. Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara awal, alur penanganan surat masuk dan surat keluar di sekolah tersebut masih dilakukan secara manual dan tidak teratur.
Petugas hanya mencatat informasi terbatas berupa nomor surat, perihal, dan tanggal pada buku agenda sebelum lembaran fisik disimpan. Kondisi ini berpotensi menyulitkan pencarian kembali dokumen saat dibutuhkan.
Akar Masalah: Minimnya Kompetensi Teknis Petugas Kearsipan
Ketua Tim Pelaksana PkM Polsri, Mariskha. Z, S.E., M.M., mengidentifikasi bahwa kendala utama pengelolaan arsip di TK IT ASRI berakar pada keterbatasan pemahaman teknis petugas tata usaha sekolah. Petugas arsip di mitra tidak memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan.
"Berdasarkan data jumlah dokumen sebelumnya pada TK IT ASRI belum mencapai ratusan surat atau dokumen per bulan, sehingga pengelolaan arsip pada mitra masih dapat dilakukan secara manual," jelas Mariskha.
Materi Pelatihan: Pembenahan Sistem Penyimpanan Berkas
Dalam pelatihan tersebut, tim yang beranggotakan Esya Alhadi, S.E., M.M., dan Yulia Pebrianti, S.EI, M.Si., memberikan materi pengelolaan arsip manual yang baik dan sesuai standar sistem kearsipan baku. Tiga mahasiswa turut dilibatkan dalam kegiatan ini, yakni Dwi Wulandari, Jasna, dan Rizky Altitania.
Materi yang disampaikan mencakup tata cara penataan dokumen, sistem penyimpanan, hingga prosedur penemuan kembali berkas. Pelatihan ini menjadi bagian dari implementasi Tri Darma perguruan tinggi.
Jenis Dokumen yang Dikelola Sekolah
TK IT ASRI yang aktif berkembang setiap harinya tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Sejumlah dokumen penting yang dikelola meliputi:
- Dokumen legalitas pendirian yayasan
- Data menyeluruh peserta didik
- Dokumen kurikulum
- Administrasi keuangan dan kepegawaian
- Lalu lintas surat-menyurat operasional sekolah
Mengingat krusialnya fungsi dokumen-dokumen tersebut, sistem penyimpanan yang baik sangat dibutuhkan agar seluruh berkas dapat ditemukan kembali dengan cepat saat diperlukan.
Apresiasi dari Pihak Sekolah
Kepala TK IT ASRI Zulaikha Agustinawati M.Psi Psikolog melalui Tenaga Pendidik Wartini mengapresiasi kegiatan pelatihan ini. Menurutnya, pengelolaan dokumen dan arsip yang rapi menjadi kunci utama efisiensi manajemen di lembaga pendidikan.
Kesadaran inilah yang mendorong TK IT ASRI untuk mulai membenahi sistem tata kelola administrasi internalnya. Pelatihan ini diharapkan menjadi langkah awal bagi sekolah dalam menerapkan manajemen kearsipan yang lebih tertib dan profesional ke depannya.
